5 ส คืออะไร ตัวย่อที่ชาวออฟฟิศต้องจำไว้ให้แม่น !

เรียบเรียงข้อมูลโดยกระปุกดอทคอม

          5 ส คืออะไร ชาวออฟฟิศหลายคนอาจจะยังไม่รู้จัก วันนี้เรามีเฉลยตัวย่อ 5 ส มาให้ชาวออฟฟิศหายสงสัยกันจ้า

          ในการทำงานนั้น เราจะปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ไม่ว่าใครก็ต่างมีเป้าหมายสูงสุดเหมือน ๆ กันคือ การทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งก็มีปัจจัยหลายอย่างที่จะช่วยเสริมสร้างให้เราบรรลุผลสำเร็จได้ แต่เราจะมองข้ามเรื่องเล็กน้อยอย่างสุขภาวะ และสภาพแวดล้อมในการทำงานไม่ได้เลย เพราะจุดเล็ก ๆ นี้เองคือส่วนช่วยส่งเสริม ให้เรามุ่งสู่เป้าหมายที่เราต้องการได้

          จุดเล็ก ๆ สู่ความสำเร็จที่จะพูดถึงก็คือ กิจกรรม 5 ส นั่นเอง หลายคนอาจจะทำกิจกรรมนี้ หรืออาจเคยได้ยินผ่านหูมาบ้าง แต่ก็มีอีกหลายคน ยังไม่รู้จักว่า 5 ส คืออะไร มีวัตถุประสงค์อย่างไร วันนี้ลองมาทำความรู้จักกับกิจกรรม 5 ส กันเถอะ

          กิจกรรม 5 ส คือกิจกรรมที่จะช่วยสร้างมาตรฐานเพื่อให้ทุกคนในองค์กรปฏิบัติตนไปในทิศทางเดียวกันโดยมีการปฏิบัติอย่างเป็นระบบที่สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงแก้ไขงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น ทั้งในส่วนงานด้านการผลิต และด้านการบริการ ซึ่งนำมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้อีกทางหนึ่ง


5 ส คืออะไร

          5 ส เป็นการนำ อักษรตัวหน้าของคำภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษาญี่ปุ่นมาใช้เพื่อ ให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็น คำว่า 5 ส ตามลำดับดังนี้

          S1 : SEIRI : สะสาง : ส 1 (Clearing Up)

          S2 : SEITON : สะดวก : ส 2 (Organizing)

          S3 : SEISO : สะอาด : ส 3 (Cleaning)

          S4 : SEIKETSU : สุขลักษณะ : ส 4 (Standardizing)

          S5 : SHITSUKE : สร้างนิสัย : ส 5 Training & Discipline)

          ทั้งนี้ประเทศญี่ปุ่นได้นำ ส แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอน ในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะ ๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น

วัตถุประสงค์ของ 5ส

          5 ส เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยกำหนดให้ ส 1 , ส 2 , ส 3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส 4 และ ส 5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป

องค์ประกอบของ 5 ส

          กิจกรรม 5 ส นั้น ส ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้องดังนี้

ส 1 : สะสาง

          คือการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย

          สำรวจ

          แยก

          ขจัด

ส 2 : สะดวก

          คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงานโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

          กำหนดของที่จำเป็น

          แบ่งหมวดหมู่

          จัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ

          บ่อยอยู่ใกล้ นาน ๆ ใช้อยู่ไกล

ส 3 : สะอาด

          คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้ เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วยโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย

          กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ

          ขจัดต้นเหตุของความสกปรก

          ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็ก ๆ

          ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด

ส 4 : สุขลักษณะ

          คือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป

          ไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่

          ไม่มีสภาพรกรุงรัง

          ไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง

ส 5 : สร้างนิสัย

          คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัดรวมทั้ง อบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน

          Visual Control

          วัดประสิทธิผลการทำ 5 ส

          ประกวดคำขวัญ 5 ส

          เปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5 ส


ประโยชน์ของ 5 ส

          5 ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้

          1. สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน

          2. ลดอุบัติเหตุในการทำงาน

          3. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น

          4. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ

          5. พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป

          6. เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น

          7. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า

          8. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น

          9. สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

          กิจกรรม 5 ส นั้น เป็นที่นิยมในโรงเรียนไปจนถึงองค์กรต่าง ๆ ตั้งแต่องค์กรเล็กไปจนถึงองค์กรใหญ่ เพื่อสร้างความมีระเบียบวินัยให้กับพนักงาน ซึ่ง 5 ส เป็นกิจกรรมง่าย ๆ ที่ใคร ๆ ก็สามารถทำได้ ไม่ต้องอาศัยอุปกรณ์มากมาย เพียงแค่ปฏิบัติให้เป็นกิจวัตรประจำวันก็ถือว่าประสบความสำเร็จแล้ว และเมื่อทุกคนในองค์กรร่วมกันปฏิบัติคนละไม้คนละมือ จุดเล็ก ๆ นี้แหละที่จะเป็นส่วนช่วยผลักดันทุกคนขึ้นสู่เป้าหมายสูงสุดที่ทุกคนได้กำหนดไว้ร่วมกัน