แชท . . . ปัญหาสำคัญการทำงาน (Lisa)
จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่นึกครึ้มให้คนเล่นกันสนุกๆ แต่โฉมเลยกลับบานปลายจนทำให้สาวทำงานติดงอมแงม และกลายเป็นดาบสองคมในเวลาต่อมา
สาว Lisa รุ่นใหม่คงไม่มีใครใช้โปรแกรมแชทไม่เป็น เช่น MSN ซึ่งโปรแกรมนี้ช่วยให้คุณได้พูดคุยกับเพื่อนสนิท ลูกค้า และเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วในเวลาพร้อมกันได้หลายๆ คน
จากการวิจัยเรื่อง Instant Messaging & Blog Surveyed ในปี 2006 โดย American Management Assocrtion พบว่าจาก 416 บริษัท มีพนักงานทั่วไปจำนวน 35% ที่นิยมใช้โปรแกรมโต้ตอบข้อความระหว่างการทำงาน และเมื่อคำนวณแล้วพบว่า มีการส่งข้อความจำนวนหนึ่งพันล้านข้อความต่อปี จึงเกิดความคิดออกเป็นสองขั้วขึ้น โดยบางบริษัทเห็นว่าการเล่นโปรแกรมนี้เป็นอุปสรรค ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่บางบริษัทเห็นว่ามันมีประโยชน์ที่จะใช้โต้ตอบ และส่งไฟล์ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าวิธีอื่นๆ ฉะนั้น สำหรับคนทำงานอย่างเรา ก็ต้องรู้จักใช้โปรแกรมเหล่านี้ให้เป็น เพื่อไม่ให้เกิดโทษตามมาภายหลัง ดังนี้
ดูนโยบายบริษัท
ทุกบริษัทมีนโยบายเกี่ยวกับการเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งคุณก็ควรศึกษาก่อนว่ามีกฎห้ามเล่น ดาวน์โหลด หรือแนบไฟล์อะไรหรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหากับระบบตอนหลัง ที่จะทำให้ข้อมูลหลักเสียไป
ใช้ข้อดีของโปรแกรมแชท
หลายออฟฟิศพยายามสนับสนุนให้พนักงานใช้โปรแกรมแชตถึงขนาดบางบริษัทมีบริการโปรแกรมแชทส่วนตัวภายในออฟฟิศเพื่อป้องกันเรื่องลิขสิทธิ์ และง่ายต่อการตรวจสอบ เพราะเห็นถึงประโยชน์ต่อการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายไปแล้ว และใช้เวลาในการโต้ตอบน้อยมาก
ข้อความอาจตกค้างในเครื่อง
สำหรับสาวๆ ที่ติดตั้งโปรแกรมแชทโปรดรู้ไว้ด้วยว่า ข้อความที่คุณพิมพ์ ไม่ว่าจะอยู่หน้าจอเครื่องของคุณหรือเพื่อนร่วมงานก็ตาม มีสิทธิ์ที่จะโชว์ข้อความนั้นออกมาให้คนอื่นๆ ที่เดินผ่านเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นข้อมูลหรือรูปภาพส่วนตัวที่ไม่ควรโชว์ให้ใครๆ ในที่ทำงานเห็น
ระวังไวรัสจอมทำลาย
เมื่อคุณมีการรับส่งข้อความหรือไฟล์งานผ่านโปรแกรมแชตแล้ว สิ่งที่มักจะแถมมาด้วยคือไวรัส ที่พร้อมจะเข้าทำลายข้อมูลภายในเครื่องของคุณ ยิ่งกว่านั้นอาจจะแพร่กระจายเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ อีกด้วย ดังนั้น ถ้าคุณชอบส่งไฟล์ หรือรักการดาวน์โหลด ควรจะอัพเดตโปรแกรมต้านไวรัสอยู่เสมอ
อย่าตั้งชื่อเป็นภัย
ทุกๆ โปรแกรมแชท จะให้คุณตั้งชื่อที่เป็นตัวตนของคุณเอง รวมทั้งโปรแกรมบางค่ายยังสามารถโชว์รูปภาพหน้าตา พร้อมใส่อารมณ์ความรู้สึกลงไปได้ด้วย ขอเตือนว่า ให้คุณตั้งชื่อ และใส่รูปแบบกลางๆ อย่าแสดงความรู้สึกให้มากมายนัก เพราะว่าลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคงไม่อยากส่งงานไห้แก่คนที่ใช้ชื่อว่า "เบื่องานเหลือเกิน หรือเมื่อไรจะเลิกแก้งานเสียที"
แยกแยะเพื่อนกับลูกค้า
ตั้งกรุ๊ปภายในโปรแกรมแชท และจัดระเบียบให้ลูกค้าอยู่ในส่วนการทำงาน เช่น Co-Worker, Clents และเพื่อนสนิท อยู่ในอีกส่วนหนึ่ง เช่น Personol, Buddy เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นยามเราคลิก และพิมพ์อย่างรวดเร็ว โดยไม่ได้เช็คชื่อก่อน เมื่อแยกกรุ๊ปเป็นส่วนๆ แล้ว โอกาสผิดพลาดก็จะน้อยลง
ระมัดระวังการคุย
เมื่อธรรมชาติของสาวๆ รักในการสื่อสาร และการแชทก็เป็นช่องทางหนึ่งที่สามารถโต้ตอบได้รวดเร็วเหมือนการพูดคุยปกติ ดังนั้น คุณควรจะระมัดระวังคำนินทา หรือคำว่ากล่าวต่างๆ ที่สามารถหลุดออกไปสู่เพื่อนๆ วงนอกได้ เพราะสถานะของทุกคนล้วนออนไลน์เหมือนกันหมด เพียงแค่คุณพิมพ์ให้ผิดคน หรือข้อความที่คุณส่งไปกลายเป็นคนอื่นได้อ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์แทนเพื่อนของคุณ แบบนี้งานเข้าแน่ๆ
คลิกอ่านความคิดเห็นของเพื่อนๆ ได้ที่นี่ค่ะ
ขอขอบคุณข้อมูลจาก 
ประจำวันพุธที่ 25 เดือนกุมภาพันธ์ 2552
ภาพประกอบทางอินเทอร์เน็ต
